Gestionnaire coordinatrice de direction

L’Ecole Supérieure d’Art d’Avignon recrute: 

Gestionnaire coordinatrice de direction

(adjoint administratif catégorie B).

I – CONTEXTE

L’École Supérieure d’Art d’Avignon (ESAA), Etablissement Public de Coopération Culturelle, (EPCC) est un établissement d’enseignement supérieur artistique qui délivre des diplômes nationaux aux grades de la Licence et du Master. A la différence des autres écoles d’art en France, elle propose dans l’option art, deux mentions : la création et la conservation-restauration.

Par-delà les contenus propres à chaque mention, une partie des enseignements dispensés se déroule de manière conjointe. Le partage des réflexions et les questionnements communs des futurs artistes et conservateurs-restaurateurs font de l’ESAA un lieu unique de formation critique et créative pour affronter les enjeux méthodologiques, sociaux et culturels de la création des œuvres et de la transmission des biens culturels.

Dotée d’un budget de 1 735 000 € en fonctionnement, l’école compte 19 enseignants permanents dans la formation initiale, 9 enseignants pour les pratiques amateurs et 9 agents de la filière administrative et technique. Ses partenaires publics sont l’Etat et la Ville d’Avignon.

Pour l’année 2018–2019, l’ESAA compte 103 étudiants inscrits en formations initiale. Un concours pour l’entrée en première année est ouvert et l’objectif est d’augmenter le nombre d’étudiants accueillis.

Par ailleurs, l’école développe des enseignements pour les pratiques amateurs : les ateliers libres de l’ESAA qui comptent 70 élèves cette année.

Dans ce contexte, l’ESAA recrute une/un gestionnaire coordinatrice(teur) de direction.

II – PROFIL DE POSTE

Cet agent recruté sur un emploi à temps complet.
Sous l’autorité du directeur de l’école d’art et en lien fonctionnel avec l’administrateur, la/le gestionnaire-coordonnateur de direction est chargé de proposer, de mettre en oeuvre et de contrôler les tableaux de bord d’activité de la direction (réunions, outils de pilotage de l’activité, etc.). Interface avec les partenaires extérieurs pour organiser les rencontres avec la direction, elle/il est personne ressources pour le Conseil d’administration de l’ESAA et avec l’ensemble des pôles pour toutes les questions administratives de la direction.
Elle/il veille à l’excellence de la circulation de l’information et du reporting au sein de la direction et des circuits de validation internes et externes.
Assistant de proximité du directeur, elle/il est garant de l’agenda et l’organisation du travail au sein de la direction notamment en organisant les comités de direction.

III – ACTIVITE PRINCIPALE:

  • Proposer, mettre en œuvre et diffuser les tableaux de bord de l’activité de la direction en lien avec les différents pôles de l’ESAA.
  • Accompagner la Direction dans l’organisation des comités de directions et des instances (proposition d’ordre du jour, rédaction de compte-rendu, synthèse et suivi et contrôle des actions réalisées).
  • Assister la Direction afin d’optimiser la gestion de son activité et être le point d’entrée de la direction pour toute question institutionnelle ( partenariats externes et membres du Conseil d’administration).
  • Développer et mettre en œuvre des outils favorisant la bonne coordination entre les différents pôles
  • Réaliser un état des lieux de l’utilisation des réseaux et des habilitations. Créer un tableau de suivi de ces habilitations.
  • Assurer l’archivage des dossiers relatifs à la Direction.
  • En tant que de besoin, assurer l’interim des gestionnaires administratifs de l’ESAA en vue d’assurer une continuité de service notamment sur la partie liée aux ressources humaines

 

  • IV – COMPTENCES REQUISES POUR LE POSTE:

SAVOIRS

  • Connaissances du fonctionnement des collectivités locales
  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
  • Connaissance des techniques de classement et d’archivage

SAVOIR FAIRE

  • Savoir travailler avec initiative et autonomie
  • Savoir gérer les urgences
  • Organiser les déplacements
  • Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers. Qualités rédactionnelles
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

SAVOIR ETRE

  • Rigueur et organisation
  • Polyvalence
  • Discrétion et confidentialité
  • Disponibilité
  • Sens des relations humaines

Le ou la candidate devra adresser une lettre de motivation circonstanciée et un curriculum-vitae détaillé à l’attention de

M. le Directeur de l’école supérieure d’art d’Avignon
500, Chemin de Baigne – pieds
BP 20917-84090 Avignon cédex 9

Ou par courriel à :
recrutement@esaavignon.fr

Poste à pourvoir dès le 1er septembre 2019